Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

bosDAT exploiteert gigBuddy en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden gebruikt voor gebruikersaccounts, abonnementen, het gigBuddy-platform en de bijbehorende websites.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van gigBuddy verwerken wij:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, profielfoto, taal, identificatienummer van de inlogprovider en gegevens over inloggen en aanvaarding van de voorwaarden.
• Content in werkruimten: gegevens van leden en contactpersonen, beschikbaarheid, planning, bestanden, foto’s, berichten, facturen, uitgaven en andere informatie die gebruikers invoeren.
• Abonnementsgegevens: abonnement, factureringsstatus, betalingsreferenties en transactiegeschiedenis. Mollie verwerkt de betaalgegevens die nodig zijn om betalingen uit te voeren.
• Technische gegevens: sessie-identificatoren, IP-adres, verzoek- en beveiligingslogboeken, browserinformatie, lokale voorkeuren en gegevens voor pushmeldingen.
• Ondersteuningsgegevens: berichten en informatie die u verstrekt wanneer u hulp vraagt of een wettelijk recht uitoefent.

Wij ontvangen gegevens van u, andere leden van uw werkruimten, Google of Microsoft wanneer u inlogt, Mollie wanneer u betaalt en diensten die u zelf koppelt.

3. Waarom gebruiken wij persoonsgegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst: accounts aanmaken, werkruimten en functies leveren, abonnementen verwerken, serviceberichten sturen en ondersteuning bieden.
• Gerechtvaardigde belangen: de Dienst beveiligen en onderhouden, misbruik voorkomen, problemen oplossen, operationele gegevens bijhouden en de betrouwbaarheid verbeteren.
• Wettelijke verplichtingen: verplichte financiële administratie bewaren en reageren op rechtsgeldige verzoeken.
• Toestemming: optionele pushmeldingen en andere verwerkingen waarvoor de wet toestemming vereist. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij gebruiken content uit werkruimten niet voor advertenties of het trainen van AI-modellen. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over u die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

4. Gegevens die in werkruimten worden ingevoerd

Voor persoonsgegevens die een band of onderneming over leden, contactpersonen, klanten of andere mensen invoert, bepaalt de eigenaar van de werkruimte normaal gesproken waarom en hoe de gegevens worden gebruikt. Die eigenaar is dan de verwerkingsverantwoordelijke en bosDAT verwerkt de gegevens namens de eigenaar om gigBuddy te leveren.

Eigenaren van werkruimten moeten een geldige grondslag voor deze gegevens hebben, de betrokken personen informeren wanneer dat nodig is en de toegang van leden beheren. Privacyverzoeken over content in een werkruimte moeten normaal gesproken aan de betreffende eigenaar worden gericht. Waar nodig moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten.

Informatie die bewust via een openbaar profiel, gedeelde link of agendafeed wordt gepubliceerd, kan worden bekeken en gekopieerd door iedereen die daar toegang toe heeft.

5. Wie ontvangt persoonsgegevens?

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is om de Dienst te leveren, uw instructies uit te voeren of de wet na te leven.

• Bluehost: VPS-hosting van de applicatie, databank en operationele logboeken.
• Backblaze B2: S3-compatibele opslag van geüploade bestanden en afbeeldingen.
• Resend: verzending van transactionele en door gebruikers geïnitieerde e-mail.
• Google of Microsoft: authenticatie wanneer u voor die inlogprovider kiest; Google levert ook weblettertypen op de openbare website.
• Mollie: verwerking van abonnementsbetalingen en optionele betalingen van facturen.
• Mistral AI (Europa): tekstherkenning (OCR) van bonnetjes, setlists en andere documenten die u scant of uploadt; verwerkt op Europese infrastructuur.
• TypeSafe AI: AI-functies die de door u aangeboden inhoud interpreteren, zoals suggesties en controles binnen de app.

Wanneer u een optionele koppeling activeert, worden de noodzakelijke gegevens ook gedeeld met de gekozen aanbieder, bijvoorbeeld Shopify, Bandsintown, TomTom/OpenStreetMap of een gekoppelde linkpagina-dienst, onder de voorwaarden en privacyverklaring van die aanbieder.

Wij kunnen gegevens verstrekken aan autoriteiten of professionele adviseurs wanneer de wet dit vereist of wanneer dit nodig is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige aanbieders zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar nodig gebruiken wij verwerkersovereenkomsten en een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Account- en werkruimtegegevens worden bewaard zolang het account of de werkruimte actief is. Het permanent verwijderen van een werkruimte verwijdert de content uit de actieve Dienst.
• Sessies verlopen na maximaal zeven dagen.
• In-appmeldingen worden normaal gesproken na 90 dagen verwijderd; afgehandelde records in de wachtrij voor platform-e-mail normaal gesproken na 30 dagen.
• Facturerings-, fiscale, beveiligings- en geschilgegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke termijn of zolang dit redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel.

U kunt uw account zelf verwijderen in de app (Instellingen → Mijn account → Account verwijderen) of via de stappen op onze pagina over accountverwijdering. Kunt u niet meer inloggen, stuur dan een verzoek naar support@gig-buddy.nl. Verwijdering is onomkeerbaar zodra het is gestart. Wij handelen het zonder onnodige vertraging af, uiterlijk binnen één maand, en sturen een laatste bevestigingsmail voordat uw account volledig wordt verwijderd.

Wanneer u uw account verwijdert, verwijderen wij uw persoonlijke accountgegevens: uw profiel, inlogidentiteiten en passkeys, beschikbaarheid, voorkeuren voor meldingen en e-mail, apparaten voor pushmeldingen, persoonlijke notities, factureringsprofiel en abonnementsgegevens. Uw persoonlijke (artiesten)werkruimte wordt verwijderd, samen met alle content daarin, inclusief opgeslagen bestanden.

Gegevens die in een bandwerkruimte zijn toegevoegd, horen bij die band. De band is de verwerkingsverantwoordelijke (zie sectie 4); wij verwerken die gegevens namens de band en verwijderen ze niet wanneer een lid zijn account verwijdert. In plaats daarvan wordt uw account losgekoppeld van de band: de vermelding in het bandlidoverzicht behoudt bijvoorbeeld de naam die de band heeft ingevoerd, en optredens, facturen, nummers en andere gegevens die u hebt toegevoegd blijven bij de band. Vóór de verwijdering wijst u een nieuwe eigenaar aan voor elke band waarvan u eigenaar of enige beheerder bent. Verzoeken over gegevens die bij een band berusten, moeten aan die band worden gericht.

Uw lopende abonnement eindigt. Een volledige restitutie volgt alleen als de verwijdering start binnen de bedenktermijn van 5 dagen na de betaling waarmee de huidige factureringsperiode begon; anders vervalt de rest van de betaalde periode. Wij vragen Mollie, onze betalingsverwerker, uw klantgegevens te verwijderen. Mollie bewaart zijn eigen betalingsgegevens, zoals het als gereguleerde betaalinstelling wettelijk verplicht is.

Wij bewaren alleen wat wij wettelijk mogen of moeten bewaren:

• platformfacturen, betalingsbewijzen en creditnota’s gedurende 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwetgeving vereist;
• een versleutelde, niet terug te rekenen hash van uw e-mailadres, uitsluitend om te voorkomen dat de gratis proefperiode opnieuw wordt gebruikt (fraudepreventie, ons gerechtvaardigd belang); verder kunt u zich later opnieuw aanmelden als nieuwe gebruiker;
• serverlogboeken, gedurende hun gebruikelijke roulatieperiode;
• overige gegevens die wij nodig hebben om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, zolang die vordering dat vereist.

Eigenaren van werkruimten blijven verantwoordelijk voor het exporteren van administratie die zij wettelijk moeten bewaren voordat zij een werkruimte verwijderen.

8. Cookies en lokale browseropslag

De app gebruikt een strikt noodzakelijke, HTTP-only sessiecookie om u ingelogd te houden en uw sessie te beveiligen. Deze verloopt na maximaal zeven dagen. Lokale opslag of sessieopslag wordt gebruikt voor functionele voorkeuren, zoals taal, thema, recente zoekopdrachten en interface-instellingen.

gigBuddy gebruikt momenteel geen advertentie- of externe analysecookies. Wanneer dit verandert, werken wij deze verklaring bij en vragen wij waar nodig vooraf toestemming.

9. Beveiliging

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen die zijn bedoeld om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeheer, scheiding van werkruimten, beveiligde sessiecookies, versleutelde inloggegevens voor koppelingen, back-ups en beveiligingslogboeken. Geen enkele online dienst kan elk risico uitsluiten.

10. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens, of bezwaar maken tegen een verwerking. Berust een verwerking op toestemming, dan kunt u die toestemming altijd intrekken. Deze rechten zijn niet absoluut; wettelijke uitzonderingen kunnen van toepassing zijn.

Zie voor het verwijderen van uw account sectie 7 en onze pagina over accountverwijdering. Stuur andere verzoeken naar support@gig-buddy.nl. Wij mogen informatie vragen die nodig is om uw identiteit te controleren. Wij reageren binnen de termijn die de AVG voorschrijft, normaal gesproken één maand. De bepalingen over ondersteuning naar beste vermogen in onze Algemene voorwaarden beperken deze wettelijke termijn niet.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze verklaring bijwerken wanneer de Dienst of wettelijke vereisten veranderen. Waar passend kondigen wij wezenlijke wijzigingen aan via de Dienst of per e-mail. De datum bovenaan vermeldt de laatste versie.

Vragen en privacyverzoeken kunt u sturen naar support@gig-buddy.nl.