Facturen, inkopen, terugbetalingen en merchandiseverkopen worden als journaalposten in het grootboek geboekt wanneer hun status verandert. Dit artikel toont welke boekingen elke stap plaatst en welke rekening uit de Boekhoudinstellingen elke regel gebruikt. De pagina's zelf staan uitgelegd in Facturen, Inkopen, Merchandise en Terugbetalingen.
Opmerking
De voorbeelden gebruiken een btw-tarief van 21% en ronde bedragen. Ze tonen bedragen die de app berekent; het is geen boekhoudadvies. Een conceptfactuur of conceptinkoop boekt niets. Op of vóór de datum bij Boeken gesloten tot en met, die je instelt in de Boekhoudinstellingen, kan niets worden geboekt.
In één oogopslag
| Stap | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Factuur als verzonden gemarkeerd | Debiteurenrekening, het factuurtotaal | Standaard omzetrekening, het nettobedrag; Btw-rekening verkopen (af te dragen), de btw |
| Factuur als betaald gemarkeerd | Primaire betaalrekening | Debiteurenrekening |
| Verzonden factuur laten vervallen | De boeking van verzenden, omgekeerd | |
| Inkoop goedgekeurd | De rekening van elke regel, de netto kosten; Btw-rekening inkopen (te vorderen), de aftrekbare btw | Crediteuren, het totaal |
| Inkoop betaald, Bank | Crediteuren | Primaire betaalrekening |
| Inkoop betaald, Bandlid | Crediteuren | Standaard onkostenrekening |
| Terugbetaling geregistreerd | Standaard onkostenrekening | Primaire betaalrekening |
| Merchandiseverkoop geregistreerd | De rekening bij Ontvangen op, het brutobedrag; de kostprijs van de omzet, de kosten van de goederen | De opbrengstrekening, het nettobedrag; Btw-rekening verkopen (af te dragen), de btw; de merchandisevoorraad, de kosten van de goederen |
Facturen
Een conceptfactuur boekt niets. Als verzonden markeren boekt de factuur, gedateerd op de factuurdatum. Als betaald markeren boekt de betaling. Een concept direct als betaald markeren boekt beide.
Voorbeeld: een factuur van € 1.000 exclusief 21% btw
Eén regel van € 1.000. Btw 21% × € 1.000 = € 210. Totaal € 1.210.
| Stap | Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| Als verzonden markeren | Debiteurenrekening | € 1.210 | |
| Standaard omzetrekening | € 1.000 | ||
| Btw-rekening verkopen (af te dragen) | € 210 | ||
| Als betaald markeren | Primaire betaalrekening | € 1.210 | |
| Debiteurenrekening | € 1.210 |
Bij Laten vervallen van de verzonden factuur boekt een tegenboeking dezelfde regels andersom. Een concept dat vervalt heeft niets om terug te draaien. Bij verlegde btw, de artiestenregeling of de kleineondernemersregeling heeft de factuur geen btw-regel.
Inkopen
Goedkeuren boekt de inkoop, gedateerd op de datum van de inkoopfactuur. Betaling registreren boekt de betaling. Elke regel wordt geboekt op de rekening die je op de regel koos, of op de Standaard kostenrekening. Een regel die aan een voorraadproduct is gekoppeld, wordt in plaats daarvan op de merchandisevoorraad geboekt, omdat de goederen pas kosten zijn als ze worden verkocht. Is de btw van de inkoop niet aftrekbaar, dan maakt die deel uit van de kosten en is er geen regel voor voorbelasting.
Voorbeeld: een inkoop van € 605 inclusief 21% btw, betaald via de bank
Eén regel van € 605 inclusief btw. Netto kosten € 605 ÷ 1,21 = € 500. Btw € 605 − € 500 = € 105.
| Stap | Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| Goedkeuren | De rekening van de regel | € 500 | |
| Btw-rekening inkopen (te vorderen) | € 105 | ||
| Crediteuren | € 605 | ||
| Betaling registreren, Bank | Crediteuren | € 605 | |
| Primaire betaalrekening | € 605 |
Inkopen betaald door een bandlid
Heeft een lid een inkoop uit eigen zak betaald, kies dan Bandlid bij Betaalmethode. De betaling verlaat de bankrekening niet. De band is het lid in plaats daarvan geld verschuldigd, op de Standaard onkostenrekening. De inkoop staat daarna op de pagina Terugbetalingen tot een terugbetaling hem verrekent.
Voorbeeld: de inkoop hierboven, betaald door een lid en terugbetaald
De goedkeuring is die uit het vorige voorbeeld.
| Stap | Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| Betaling registreren, Bandlid | Crediteuren | € 605 | |
| Standaard onkostenrekening | € 605 | ||
| Terugbetaling registreren of Alles terugbetalen | Standaard onkostenrekening | € 605 | |
| Primaire betaalrekening | € 605 |
Een terugbetaling van meerdere inkopen boekt één post voor hun totaal.
Merchandiseverkopen
Verkoop registreren boekt één post, gedateerd op de verkoopdatum. De prijs voer je in inclusief btw. De opbrengst gaat naar de opbrengstrekening van het product, of naar de Omzetrekening merchandise als het product er geen heeft. De kosten van de goederen zijn de inkoopprijs van het product op het moment van de verkoop. De inkoopprijs is een voortschrijdend gemiddelde: een inkoopregel die aan het product is gekoppeld verhoogt de voorraad en berekent de inkoopprijs opnieuw.
Voorbeeld: twee T-shirts verkocht voor € 24,20 inclusief 21% btw, ontvangen op de bankrekening
Het product heeft een inkoopprijs van € 5,00. Bruto 2 × € 24,20 = € 48,40. Netto € 48,40 ÷ 1,21 = € 40,00. Btw € 48,40 − € 40,00 = € 8,40. Kosten van de goederen 2 × € 5,00 = € 10,00.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Primaire betaalrekening (Bankrekening) | € 48,40 | |
| De opbrengstrekening van het product | € 40,00 | |
| Btw-rekening verkopen (af te dragen) | € 8,40 | |
| Kostprijs van de omzet | € 10,00 | |
| Merchandisevoorraad | € 10,00 |
Bij Kas onder Ontvangen op gaat de eerste regel naar de Kasrekening.
Waar je het instelt
De rekeningen kies je bij Instellingen › Boekhoudinstellingen, waarvoor je de rol Financieel beheerder of Beheerder nodig hebt. Een factuur, inkoop of verkoop kan niet worden geboekt zolang de rekening die daarvoor nodig is niet is ingesteld. De boekingen staan onder Boekhouding in het zijmenu.