Financiële instellingen bevat de instellingen van de boekhouding van de band: de identiteit op facturen, de boekhoudregels, hoe boekingskosten op een factuur staan, de standaardrekeningen en het rekeningschema.
Financiële instellingen openen
- Open Instellingen.
- Kies onder Financiële instellingen Financieel profiel, Boekhoudprofiel, Factuurmodus, Boekhoudinstellingen of Grootboekschema.
De groep is zichtbaar voor een Financieel beheerder of Beheerder, met een abonnement dat Financiën & boekhouding bevat (Band Gold, Artist Gold). Ze geldt voor de band of het artiestenprofiel waarin je werkt. De meeste velden worden opgeslagen zodra je ze wijzigt.
Financiële setup-wizard
Bovenaan Instellingen opent de kaart Financiële setup-wizard (“Doorloop je beginsaldo, financiële profiel en standaardrekeningen.”) met de knop Starten de pagina Financiële setup. De stappen zijn Boekhoudprofiel, Beginsaldo, Financieel profiel, Integraties, Standaardrekeningen en Klaar.
| Stap | Wat er gevraagd wordt |
|---|---|
| Beginsaldo | Kies Nu invoeren (Banksaldo en Per datum; vul 0 in voor een lege rekening en een negatief bedrag voor een rekening die rood stond) of Later instellen vanaf een bankafschrift: als je een bankafschrift importeert, biedt gigBuddy aan het beginsaldo daaruit in te stellen. |
| Integraties | Optioneel: koppel Mollie voor online betalen van facturen en Shopify voor merchandisebestellingen. Zie Bandinstellingen. |
| Overige stappen | Dezelfde velden als Boekhoudprofiel, Financieel profiel en Standaardrekeningen hieronder. Terug, Volgende, Nu overslaan en Voltooien leiden je door de stappen. |
Financieel profiel
De juridische en financiële identiteit van je band: de naam, het adres en de nummers die op je facturen staan. Bedoeld zijn de ingeschreven gegevens. De boekhoudregels achter de documenten stel je in bij Boekhoudprofiel.
| Veld | Wat je invult | Let op |
|---|---|---|
| Formele naam (KvK) | De naam zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. | |
| Rechtsvorm | De rechtsvorm, of Niet opgegeven. | Een vennootschap vermeldt bestuurders op facturen. Wordt direct opgeslagen. |
| Toelichting rechtsvorm | Optioneel: een vorm die niet in de lijst staat of een extra detail. | Maximaal 120 tekens. |
| Inschrijvingsnummer | Het inschrijvingsnummer van je land, in Nederland het KVK-nummer. | Het label, het voorbeeldformaat en extra velden (zoals een registratiekantoor) volgen het boekhoudland. Waar het btw-nummer als inschrijvingsnummer dient, wordt het btw-nummer gebruikt en is het veld uitgeschakeld. |
| Bestuurder(s) | De bestuurders, getoond op facturen. | Verschijnt alleen bij een rechtsvorm die ze moet vermelden. |
| Straat + nummer, Postcode, Plaats, Land | Het adres. | Het land is het land van je adres. Het land waarin je boekhouding wordt gevoerd stel je in bij Boekhoudprofiel. |
| Zakelijk e-mailadres, Zakelijk telefoonnummer | Op facturen afgedrukt als je openbare contactgegevens. | |
| IBAN | De bankrekening voor betalingen. | |
| Btw-nummer | Je btw-nummer. |
Boekhoudprofiel
De boekhoudregels die deze band volgt. Latere rapporten, btw-werkbladen en bewaartermijnen worden hieruit afgeleid, dus dit beschrijft feiten over de band en geen voorkeuren. Een profiel dat automatisch is ingevuld controleer je en bevestig je met Bevestigen.
| Instelling | Opties | Wat het doet |
|---|---|---|
| Boekhoudland | Een land | Bepaalt de btw-regels en -tarieven, de rechtsvormen, de rekeningnamen en welke documenten bestaan. Zie hieronder om het te wijzigen. |
| Basisvaluta | Vastgelegd met het land | Gebruikt voor alle boekhouding, facturen en rapporten. Een andere valuta dan de euro wordt vastgelegd maar nog niet toegepast: facturen, de UBL-export en rapporten zijn nog in euro. |
| Boekjaar begint (maand), Dag | Een maand en een dag | Het begin van het boekjaar. |
| Btw-plichtig | Ja, Nee, Nog niet bevestigd | Een juridisch feit, niets wat uit de omzet wordt afgeleid. Laat op Nog niet bevestigd staan tot je het weet. |
| Btw-aangiftetijdvak | Per maand, Per kwartaal, Per jaar, Zoals toegekend door de Belastingdienst | Neem het tijdvak over dat de Belastingdienst je heeft toegekend. Alleen beschikbaar als je btw-plichtig bent. Een band in een btw-regeling doet geen periodieke aangifte totdat de regeling eindigt. |
| Standaard btw-tarief | Een van de btw-tarieven van de band | Wordt voorgevuld op nieuwe factuurregels. Je kunt het tarief per regel aanpassen. |
Boekhoudland wijzigen
Boekhoudland wijzigen opent een venster met het nieuwe land. Het kan alleen voordat er facturen, inkopen, boekingen, vergoedingen, btw-aangiften, merchandiseverkopen of bankimports zijn. Het stelt btw-registratie, aangifte-instellingen, rechtsvorm, verslaggevingskader, regelingen en standaard producttarieven opnieuw in, en opgeslagen identificatienummers moeten geldig zijn voor het nieuwe land. Bevestig met Wijzigen en opnieuw instellen.
Btw-tarieven
De btw-tarieven die je kunt kiezen op facturen, inkopen en merchandise volgen het boekhoudland. Een tabel toont elk tarief (Tarief), wat het is (Algemeen tarief, Verlaagd tarief of Nultarief of vrijgesteld) en waarvoor het standaard wordt gebruikt (Nieuwe factuurregels, Nieuwe inkoopregels). Heeft het land vaste tarieven, dan zijn ze niet aan te passen; een transactie in het buitenland kan op de regel zelf nog een buitenlands tarief krijgen. Heeft een land geen landelijke tarieventabel, dan houdt de band een eigen lijst bij: vul Nieuw tarief (%) in (0 tot 100, hoogstens twee decimalen), kies Tarief toevoegen, verwijder een tarief met de verwijderknop en kies Tarieven opslaan. 0% is altijd beschikbaar, een band kan een beperkt aantal tarieven bijhouden en verwijder je het standaardtarief, dan wordt het hoogste overgebleven tarief de standaard. Wijzigingen gelden alleen voor nieuwe regels; uitgegeven documenten houden hun tarieven.
Artiestenregeling
Alleen zichtbaar voor een boekhoudland met een gageverklaring (zie Gageverklaring).
| Instelling | Opties | Wat het doet |
|---|---|---|
| Standaard artiestenregeling toepassen bij nieuwe optredens | Aan/uit | Nieuwe optredens beginnen met de artiestenregeling. Onder die regeling brengt de band nooit btw in rekening. |
| Kostenregeling op de gageverklaring | Geen, Kleinevergoedingsregeling (met het bedrag per lid per optreden), Kostenvergoedingsbeschikking | Uitgeschakeld zolang de artiestenregeling uit staat. Uitzetten van de artiestenregeling zet de kostenregeling op Geen. |
Btw-regeling
In welke kleineondernemers- of grensoverschrijdende regeling de band zit en tussen welke data. Een regeling wijzigen verandert nooit een factuur die je al hebt verstuurd: die houdt de btw-behandeling waarmee hij is uitgereikt.
| Veld of actie | Wat het doet |
|---|---|
| Regeling starten | Opent Btw-regeling starten. Vraagt Btw-plichtig op Ja. |
| Regeling | Een regeling van het boekhoudland, bijvoorbeeld de Nederlandse Kleineondernemersregeling (KOR). |
| Eerste dag, Laatste dag | De eerste dag waarop de regeling gold, zoals de Belastingdienst die heeft vastgesteld, en de laatste dag waarop ze gold (die dag telt nog mee). Laat Laatste dag leeg zolang de regeling doorloopt (Doorlopend). Inschrijvingen mogen elkaar niet overlappen. |
| Bevestigingsdatum | Optioneel: de datum op de brief of beschikking die de inschrijving bevestigt. |
| Land van bestemming | Bij de grensoverschrijdende EU-regeling: de lidstaat die de vrijstelling heeft verleend. Ze geldt alleen voor verkopen naar dat land en verandert niets aan de aangiften die je in eigen land doet. |
| Bewerken, Intrekken | Een inschrijving bewerken, of een bevestigde inschrijving intrekken (Ingetrokken) zodat de historie intact blijft. Een inschrijving in een periode met uitgereikte facturen of inkopen kan niet worden verwijderd. |
Een regeling met het label Alleen vastgelegd wordt bewaard, maar het onderdrukken van btw op facturen is op dit moment alleen geïmplementeerd voor de Nederlandse KOR en de Belgische franchiseregeling. Bij andere regelingen blijven facturen btw rekenen. Een band in een btw-regeling doet geen periodieke aangifte.
Factuurmodus
Voorkeursmodus voor facturen bepaalt hoe boekingskosten worden getoond wanneer van een optreden een conceptfactuur wordt gemaakt. De keuze wordt direct opgeslagen.
| Optie | Effect |
|---|---|
| Gecombineerd (standaard) | Neem de boekingskosten op in de artiestenvergoeding. |
| Gespecificeerd | Toon de boekingskosten als aparte regel op dezelfde factuur. |
Voorbeeld: €1.000 inclusief €150 boekingskosten
| Modus | Factuurregels |
|---|---|
| Gecombineerd | €1.000 artiestenvergoeding |
| Gespecificeerd | €850 artiestenvergoeding + €150 boekingskosten |
| Factuurtotaal | €1.000 in beide modi |
Zie Afspraken voor de kosten zelf.
Boekhoudinstellingen
Standaardrekeningen die worden gebruikt bij het maken van facturen en inkopen. Elk veld toont de actieve rekeningen van het juiste type met code en naam; een keuze wordt direct opgeslagen.
| Veld | Rekeningtype |
|---|---|
| Debiteurenrekening | Activa |
| Primaire betaalrekening | Activa |
| Kasrekening | Activa |
| Standaard omzetrekening | Omzet |
| Crediteuren | Passiva |
| Standaard onkostenrekening | Passiva |
| Standaard kostenrekening | Kosten |
| Btw-rekening verkopen (af te dragen) | Passiva |
| Btw-rekening inkopen (te vorderen) | Activa |
| Omzetrekening merchandise | Omzet |
| Tussenrekening PayPal | Activa |
| Tussenrekening Shopify Payments, Kostenrekening Shopify Payments | Activa, kosten. Zichtbaar als Shopify is geconfigureerd. |
Ook op deze pagina: Valuta (de basisvaluta van het boekhoudprofiel) en Boeken gesloten tot en met: op of vóór deze datum kan niets worden geboekt; laat leeg om de boeken open te houden. Een rekening met een openstaand saldo (onbetaalde rekeningen, niet-vereffende ledenschulden, onbetaalde facturen of een niet-vereffend btw-saldo) wijzigen wordt geweigerd totdat je het saldo vereffent. Een rekening voor voorbelasting of af te dragen btw kan niet ook aan een andere rol zijn toegewezen.
Grootboekschema
De rekeningen die worden gebruikt om financiële transacties te categoriseren, gegroepeerd per type: Activa, Passiva, Eigen vermogen, Omzet, Kostprijs van de omzet en Kosten. Rekeningnummers wijzigen nooit. Elke rij toont de code, de naam, het label Inactief of Activeerbaar waar dat van toepassing is, en een menu Acties voor rekening.
| Menu-item | Wat het doet |
|---|---|
| Rekeningnaam wijzigen | Bewerkt de naam ter plekke. |
| Terugzetten naar de standaardnaam voor je land | Zichtbaar bij een standaardrekening waarvan de naam is gewijzigd. |
| Subrekening toevoegen | Opent Subrekening toevoegen onder … met Rekeningnummer en Rekeningnaam. De subrekening heeft het type van de bovenliggende rekening. |
| Sta toe inkopen te activeren op deze activarekening / Bied deze activarekening niet meer aan bij inkopen | Alleen voor activarekeningen. Een activeerbare rekening wordt bij inkopen aangeboden. |
| Activeren / Deactiveren | Zet de rekening aan of uit voor nieuwe boekingen. |
| Verwijderen | Verwijdert de rekening na een bevestiging. |
Een rekening die in gebruik is, kan niet worden gewijzigd.