Inkoopdetails toont één inkoop: de leverancier, de data, de regels met hun rekeningen en btw, de totalen en de bon. Je bewerkt hier een concept, keurt het goed en registreert de betaling.
Een inkoop openen
- Open Inkopen in het zijmenu.
- Kies een inkoop in de lijst, of voeg er een toe met Aanmaken.
Op een breed scherm openen de details naast de lijst, die links zichtbaar blijft; kies een andere inkoop om te wisselen. De bon staat links van het formulier. Op een telefoon vervangen de details de lijst en staat de bon boven het formulier.
Een Bijdrager kan een inkoop toevoegen en een concept bewerken of verwijderen dat hij of zij zelf heeft gemaakt. Een Financieel beheerder of Beheerder kan elk concept bewerken, goedkeuren, betalingen registreren en de velden uit een bon laten lezen. Wijzigen vraagt Financiën & boekhouding (Band Gold, Artist Gold).
Kop
| Onderdeel | Wat het toont of doet |
|---|---|
| Titel | Inkoop gevolgd door het nummer van de inkoop. |
| Potlood | Met de naam Inkoopfactuur # bewerken. Laat je het nummer van een concept wijzigen. |
| Statuslabel | concept, goedgekeurd of betaald. |
| Betaling registreren | Opent Betaling vastleggen. Financieel beheerder of Beheerder, bij een goedgekeurde inkoop. |
| Opslaan als concept | Slaat de inkoop op en laat hem een concept. |
| Goedkeuren | Slaat de inkoop op en keurt hem goed. Financieel beheerder of Beheerder. |
Een inkoop gaat maar één kant op: concept, goedgekeurd, betaald. Goedkeuren maakt de inkoop definitief: hij kan niet meer worden bewerkt en wordt als rekening geboekt. Alleen een concept kan worden verwijderd. Zie Hoe facturen, inkopen en terugbetalingen worden geboekt.
Bon
Het bonpaneel bevat de bestanden die aan de inkoop zijn gekoppeld. Voeg bestanden toe door ze op het paneel te slepen of met Bestand uploaden; de indelingen zijn PDF, PNG of JPG. Elk bestand mag maximaal 10 MB zijn. Afbeeldingen worden gecomprimeerd voordat ze worden geüpload.
| Onderdeel | Wat het doet |
|---|---|
| vorige bijlage, volgende bijlage | Gaan naar een andere bijlage. |
| uitzoomen, inzoomen, Draaien | Veranderen hoe het bestand wordt getoond. Het bestand zelf verandert niet. |
| bijlageopties | Een menu met Bijlage toevoegen, Downloaden en Verwijderen. Een Bijdrager kan bestanden toevoegen aan eigen inkopen. Een bestand verwijderen vraagt de rol Financieel beheerder of Beheerder. |
De velden uit een bon lezen
Voegt een Financieel beheerder of Beheerder één PDF, PNG of JPG toe aan een concept, dan vraagt De gegevens uit dit document lezen? of het moet worden gelezen. Uitlezen vervangt de leverancier, de datum en de regels door wat uit het document wordt gelezen, dus wat je had ingevuld gaat verloren. Niet uitlezen voegt het bestand toe en leest niets. Meerdere bestanden tegelijk worden toegevoegd zonder lezen. Na het lezen staan de waarschuwingen boven de bon onder Uit het document gelezen — controleer voor goedkeuring.
Leverancier en data
| Veld | Wat je invult | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Leverancier | Zoek een contact bij Zoek of typ contactnaam…, of kies + '[naam]' toevoegen als leverancier. | Verplicht om op te slaan. Wissen verwijdert de leverancier; Openen opent het contact. |
| Factuurnummer leverancier | Het nummer dat de leverancier op de factuur zette. | Voorkomt dat dezelfde factuur twee keer wordt ingevoerd. |
| Datum inkoopfactuur | De datum van de factuur. | De boeken gebruiken die als datum van de boeking. Een concept opslaan in een gesloten periode vraagt om bevestiging. Pas vóór het goedkeuren de datum aan of heropen de periode. |
| Vervaldatum | Kies het om een vervaldatum toe te voegen. | Begint als de datum van de inkoopfactuur. Bepaalt wanneer een goedgekeurde inkoop als achterstallig geldt. |
| Valuta | Getoond, niet bewerkbaar. | De boekhoudvaluta. |
Regels
Elke regel is een blok met de titel Regel #1, Regel #2 enzovoort. Regel toevoegen voegt een blok toe; regel verwijderen verwijdert er een.
| Veld | Wat je invult | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Omschrijving | Wat je hebt gekocht. | Verplicht om goed te keuren. |
| Voorraadproduct (optioneel) | Een merchandiseproduct waarvan deze regel de voorraad aanvult. | Getoond als er producten zijn. Standaard: Geen product — gewone uitgave. Bij een product wordt de regel op de voorraad geboekt en toont het rekeningveld Wordt als voorraad geboekt. Een inkoop berekent de inkoopprijs van het product opnieuw. Zie Merchandise. |
| Aantal | Een geheel getal, minimaal 1. | Bij een voorraadproduct het aantal stuks dat aan de voorraad wordt toegevoegd. |
| Kosten- / activarekening | Een rekening, gegroepeerd als Vaste activa (activeren), Kostprijs van de omzet en Kosten. | Blijft het leeg, dan gebruikt de regel de Standaard kostenrekening. Zonder standaard heeft elke regel een rekening nodig om goed te keuren. |
| Excl. btw, Incl. btw | Het bedrag van de regel. | Vul er één in; de ander volgt uit het tarief. Het bedrag inclusief btw moet boven nul zijn om goed te keuren. |
| Btw-tarief | Een btw-tarief van het boekhoudland. | Het tarief bepaalt het Btw-bedrag, getoond op de regel en niet bewerkbaar. Een keuzeveld voor de belastingcategorie eronder biedt andere btw-behandelingen. |
Onder de regels toont Totaal in de boekhoudvaluta Excl. btw, Btw-bedrag en Incl. btw. Een betaalde inkoop toont ook wie betaalde: Betaald vanaf met de bankrekening, of Betaald door met het bandlid.
Acties
| Actie | Waar | Wat het doet |
|---|---|---|
| Opslaan als concept | Kop | Slaat het concept op. |
| Goedkeuren | Kop | Keurt de inkoop goed en boekt de rekening. |
| Betaling registreren | Kop | Zie Betaling vastleggen. Uitgeschakeld tot de inkoop is goedgekeurd. |
| Verwijderen | Onderaan de pagina | Verwijdert het concept. Bijdragers kunnen concepten verwijderen die ze zelf hebben gemaakt. |
Dialogen
Betaling vastleggen
Wordt geopend met Betaling registreren. Het markeert een goedgekeurde inkoop als betaald en boekt de betaling.
| Veld | Wat je invult | Verplicht |
|---|---|---|
| Betaald op | De betaaldatum. Begint als vandaag. Als een geïmporteerde betaling is gekozen, wordt de boekingsdatum daarvan gebruikt en is het veld vergrendeld. | Ja |
| Betaalmethode | Bank, of Bandlid als een lid betaalde. Bandlid wordt alleen in een band aangeboden. | Ja |
| Geïmporteerde bankbetaling | Bij Bank optioneel een geïmporteerde bankbetaling met exact het bedrag van de inkoop. Elke keuze toont de datum, de tegenpartij, het bedrag en of het IBAN of de leveranciersnaam overeenkomt. Standaard: Als nieuwe betaling vastleggen. | Nee |
| Betaald door | Bij Bandlid het lid dat betaalde. | Ja |
Een geïmporteerde betaling kiezen herclassificeert die bankboeking; er wordt geen tweede betaling geboekt. Kies Registreren om te bevestigen. Een inkoop die door een lid is betaald, wordt daarna verrekend op de pagina Terugbetalingen.